年会成功与否，与前期的策划密不可分，这包括组织协调、活动设计、后勤保障方方面面的筹划。所有这些筹划的落实都需要资金来保证，所以编制一份科学、合理、全面、规范的年会经费预算，是保证年会顺利成功的有力保障。
年会成功与否，与前期的策划密不可分，这包括组织协调、活动设计、后勤保障方方面面的筹划。所有这些筹划的落实都需要资金来保证，所以编制一份科学、合理、全面、规范的年会经费预算，是保证年会顺利成功的有力保障。
长沙米廷会展告诉您，策划执行一次成功的年会大体需要在以下一些方面做出预算考虑：
一、组织协调预算
年会前期策划阶段必要的组织、咨询、考察、协调等活动所需要的经费支持。
二、交通运输预算
这主要包括以下两方面的内容：
1、往返交通费-出席年会的人员往返于出发地和会务地间乘坐交通工具所发生的费用。
2、转场交通费-年会期间，解决出席年会人员往来于预定的住宿地、会所、餐饮地和其他预定活动场所间所发生的交通费和交通工具租赁费用。
三、住宿经费预算
出席会议人员住宿休息所列支的费用，可按会议要求的标准做出预算。
四、会场设备预算
这主要包含以下方面的内容：
1、会场租金-召开会议所需场地的租赁费用，主要包括会议室和必备设施，如音响、桌椅、主席台等。
2、设备租金-会议所需的一些特殊设备和设施，如租赁录音、录像、打印、投影、多媒体、保密、展台等发生的费用等。
3、布置费用-布置会场所需发生的费用。
4、耗品费用-购买会议所需的纸张、书写笔等必备用品所发生的费用。
五、餐饮服务预算
1、一日三餐-为出席会议人员及会务人员正常安排的一日三餐所需经费，指自助餐、工作餐等。
2、会间茶点-为会议间歇准备的茶水、水果、饮料、甜点等可根据会议需要做出预算。
3、专场酒会-专门举办的晚宴酒会、舞会等，可根据规模、标准和内容做出预算。
五、文化活动预算
1、专指会议组织的参观考察、观看演出等活动所预列经费。
2、表彰奖品、会议纪念品、礼仪服务等所需经费开支。
六、其他预留经费
尽管年会前期准备时会进行周密策划，但仍难免在会议期间会不可预见地需要一些计划外支出，这些需要根据经验做出预算以备支出。