迎接是会议活动接待工作的第一道环节，是会议给与会人员的第一印象，迎接人员要用标准的礼仪给与会人员留下美好的第一印象。 负责接待的人员要高度重视这一环节的工作，做到准备充分、礼仪规范。应怎样做好迎接工作?迎接时要遵循哪些礼仪要求?
迎接的一般内容：
一、提前到达：礼仪人员要提前到达迎接地点，一般为提前15-30分钟。如发生与会人员未按时到达的情况，应及时通报给有关人员，按要求处理。
二、竖立迎接标志：在机场、车站等接站现场竖立制作好的迎接标志，方便与会人员寻找与接洽。
三、自我介绍：与会人员达到时，迎接人员要主动迎上前去自我介绍，为表示热烈欢迎可以通过握手、拥抱等方式，并致以问候语，如“一路辛苦了”、“欢迎来到XX”等。如果双方是初次见面，可以由迎接人员进行介绍，介绍时讲究顺序。先介绍主办方中身份最高者，然后再介绍来宾。
四、提取行李：在机场、车站、港口等处迎接与会人员时，迎接人员要陪同与会人员上车，应在征得与会人员同意的情况下，帮助他们提取行李，但不要提取公文包或女士的随身小提包。对行李要轻拿轻放以免损坏行李中的物品。
五、安排上车：与会人员上下车时，如是小车，迎接人员应主动一手拉开车门， 一手遮挡车门框上沿，以免与会人员头部碰到车顶门框。如果大车，迎接人员应站在门边引导客人上车;乘车时，要按照座闪礼仪安排座位。小轿车的座位，以后排右侧为上位，左侧次之，中间座位再次之，副驾驶为迎接人员座位于旅行车的座位以司机座后第一排即前排为上位，座位的尊卑依每排自右至左递减。
六、陪同步行：迎接人员陪同与会人员步行时，一般应走在与会人员的左前方一两步远，遇到路口或转弯处应伸手示意方向并加以提示。
七、安排入住：在机场、车站港口等处迎接与会人员后，迎接人员要陪同与会人员抵达住地。进房间时，如果门朝外开，请客人先进，如果门朝里开，应先进去，扶住门，然后再请客人进入;不久留，以方便客人休息，分手前，道别并提醒开会时间。
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